8.1.11

Organización, Parte 2, Herramientas (8)

Como decía el otro día, en la primera parte sobre organización, hoy os quería compartir algunas de las cosas que uso para organizarme.

En realidad creo poco en consejos enlatados para esto, más bien creo que uno tiene que buscar su propia sistema, que se adapta a sus proyectos, a su forma de trabajar y su idiosincrasia.

Dicho lo cual, os contaré algunas de las cosas que a mi me han resultado útiles, así como algunas de las herramientas que uso a diario en la gestión de mis tareas, esperando que algo de todo esto esto os sea de utilidad a algunos de vostros:

Empezaré hablando de GTD, es algo sobre lo que llevo leyendo mucho tiempo, creo que la primera vez sobre algo que comentaba sobre el asunto Rafael Pérez de Domincana, pero el "colapso" de mi agenda (la agenda no es eficiente para manajar tareas sino citas, y a eso creo hay que circunscribirla) me ha empujado a adoptarlo en estas últimas semanas, con resultados sorprendentes para mi.

Mirad algunas de las cosas que comenta la entrada en wikipedia:
(...) La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro "sistema de recordatorios interno" (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las "acciones próximas" almacenadas según el contexto en un "sistema confiable externo" actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen. (leer entrada en Wikipedía)
Si os quedaís con ganas de leer más sobre el asunto, aquí tenéis decenas de buenos enlaces sobre el asunto, sí, de mi delicious ;-)

Me gustá probar herramientas y servicios nuevos, los sigo con curiosidad, pero de los muchos probados, os dejo con la lista que en mi caso se han vuelto imprescindibles:

- Google y sus servicios, lo uso todo, me parece que combinan a la perfección lo que toda herramienta de colaboración debe tener: potencia, simplicidad, capacidad de compartir, independencia de los dispositivos, etc. Son bien conocidos, y no me extendere sobre ellos.

- Delicious, empezó siendo mi gestor de links, y como ya os he dicho albergo en el cerca de 15.000 enlaces. Algo monumental, todos con sus notas y convenientemente etiquetados. De hecho, vi con espanto como Yahoo -actual propietario de Delicious- habló de la posibilidad de discontinuar el servicio. Me hizo buscar alternativas, y me ha pareci-do formidable Diigo, os lo recomiendo encarecidamente, es como si hubieran evolucionado algunas de las cosas que Delicious se quedo sin mejorar, a me parece especialmente valiosa una función que permite convertir un conjunto de enlaces en un documento .doc, Naturamente permite importar todos tus enlaces desde Delicious, funciona perfectamente y se exportan con sus notas y etiquetas, además de ello, al etiquetar un enlace permite guardarlo también en Delicious.

- Evernote, de está herramienta solo dire que a veces me pregunto como me organizadba antes sin ella ;-) Aunque también se pueden guardar enlaces de la web, incluso páginas completas, yo no lo uso para ello. Creo mucho en el concepto de "una herramienta, un proposito". Evernote lo uso para guardar información que se que voy a volver a utilizar, para trabajo, estudio, etc. Permite guardar documentos, pdf's, excel, permite etiquetar, y lo que es más importante para mi permite hacer busquedas dentro de los documentos, también de los PDF. Una joya, existe una versión gratuita que te permitira probar su funcionalidad, y ver si a ti te resulta tan útil como a mi.

- Things, Es una herramienta que permite hacer un siguimiento de tareas muy en la linea GTD, permite tener sincronizadas las mismas entre tu computadora y tus dispositivos móviles de una forma eficiente. Y lo que es más importante, cambiar tu mentalidad de "agenda" a tareas, en mi caso ha supuesto un aumento exponencial de la productividad. Produce un placer especial ir marcando tus tareas como hechas, y tener la estupenda sensación de que avanzas :-)

La conjunción de herramientas que uso, me permite hacer un uso coherente del concepto de "cubos de información" del sistema GTD, que creo que es de los más brillantes. Cuando te dispones a hacer una tarea, una de las primeras cosas que te echa para atras, es tener que ponerte a buscar lo que necesitas para acometerla. Las etiquetas entre mis sistemas de información son comunes, inclusos en mis archivadores físicos.

En el trabajo empleamos otras muchas herramientas más enfocadas hacía la gestión de proyectos, programación y buenas prácticas de código, somos muy fans de Atlassian... pero eso ya sería otro post.

Hasta aquí las herramientas del "repelenteniñovicente" ;-) y la serie de organización:

1. Organización, Empezando
2. Organización Parte 1
3. Organización Parte 2, Herramientas

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